Hybrid Working (Mô hình làm việc lai/kết hợp) là một mô hình làm việc linh hoạt, cho phép nhân sự luân phiên kết hợp giữa việc làm tại văn phòng (In-office) và làm việc từ xa (Remote/Work from home).
Tùy thuộc vào đặc thù doanh nghiệp, tỷ lệ này có thể được chia theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ: 3 ngày lên công ty – 2 ngày làm tại nhà; hoặc các bộ phận Back-office (Kế toán, IT, Marketing) được làm việc tại nhà nhiều hơn bộ phận Tiền sảnh (Lễ tân, Sales trực tiếp).
Mục tiêu cốt lõi của Hybrid Working: Không phải là để nhân viên “được lười đi”, mà là tối ưu hóa sự linh hoạt, giảm chi phí vận hành mặt bằng cho doanh nghiệp, đồng thời tăng sự hài lòng và giữ chân nhân tài (đặc biệt là thế hệ Gen Z).
Khi chuyển từ làm việc tập trung sang làm việc phân tán, các điểm yếu trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bộc lộ. Dưới đây là 3 “nỗi đau” lớn nhất của các CEO:
Tại PDCA Miền Đông, chúng tôi luôn nhấn mạnh với các chủ doanh nghiệp rằng: Hybrid Working chính là phép thử lớn nhất cho năng lực hệ thống hóa của bạn.
Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ hoạt động trơn tru khi có mặt sếp ở đó để hò hét, chỉ đạo, thì đó không phải là một hệ thống. Một doanh nghiệp bài bản là nơi mà dù nhân sự ngồi ở quán cafe hay ở nhà, họ vẫn biết chính xác hôm nay phải làm gì, làm như thế nào và tiêu chuẩn hoàn thành ra sao.
Để áp dụng thành công mô hình làm việc lai và tiến tới Giải phóng lãnh đạo, CEO cần thiết lập 4 trụ cột sau:
Bạn không thể cho nhân viên làm việc tại nhà nếu chưa có SOP. Mọi công việc từ cách báo cáo, cách xin duyệt chi, cách xử lý khiếu nại khách hàng đều phải được văn bản hóa. Khi có SOP, nhân sự cứ thế mở tài liệu ra làm mà không cần phải gọi điện hỏi sếp.
Hãy ngừng trả lương cho thời gian nhân viên online, hãy trả lương cho kết quả họ tạo ra. CEO cần xây dựng hệ thống KPI rõ ràng cho từng vị trí. Ví dụ: Content Marketing không cần biết viết ở đâu, miễn là 1 tuần nộp đủ 5 bài viết chuẩn SEO, đạt 10.000 traffic. Khi mục tiêu minh bạch, sếp không cần giám sát, nhân viên tự có động lực hoàn thành.
Zalo hay Messenger không phải là công cụ để quản lý công việc. Doanh nghiệp cần sử dụng các phần mềm quản trị (như Trello, Asana, Base, Lark…) để giao việc, thiết lập Deadline và theo dõi tiến độ theo thời gian thực (Real-time). Mọi dữ liệu phải được tập trung trên một nền tảng.
Văn hóa không chỉ tồn tại trong 4 bức tường văn phòng. Bộ phận HR cần tổ chức các hoạt động gắn kết online (như Check-in đầu ngày, vinh danh nhân viên xuất sắc trên group chung), và tận dụng tối đa những ngày nhân sự lên văn phòng (In-office) để tổ chức đào tạo, họp chiến lược và Teambuilding.
Hybrid Working không áp dụng cào bằng cho mọi vị trí. Với công ty sản xuất/bán lẻ, công nhân nhà máy hoặc nhân viên đứng quầy bắt buộc phải làm việc trực tiếp (On-site). Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể áp dụng Hybrid cho khối Back-office (Kế toán, Marketing, Hành chính nhân sự, Chăm sóc khách hàng online).
Kỷ luật trong Hybrid Working được đánh giá qua 3 yếu tố:
1. Cam kết Deadline (Hoàn thành công việc đúng hạn);
2. Thời gian phản hồi (SLA – Ví dụ: Phải trả lời tin nhắn công việc trong vòng 15 phút giờ hành chính);
3. Chất lượng đầu ra (Đo lường bằng KPI). Nếu nhân sự vi phạm 1 trong 3 yếu tố này, họ sẽ mất quyền lợi làm việc tại nhà.
Tỷ lệ phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay là 3-2 (3 ngày lên công ty, 2 ngày làm tại nhà) hoặc 4-1. Những ngày lên công ty nên được dùng cho các công việc đòi hỏi sự sáng tạo chung, họp hành, giải quyết vấn đề phức tạp. Những ngày ở nhà dành cho các công việc cần sự tập trung cao độ (Deep work).
Áp dụng Hybrid Working mà không có hệ thống quản trị đi kèm giống như việc thả vô lăng khi đang lái xe trên cao tốc. Để nhân sự tự giác làm việc, sếp thảnh thơi ra quyết định chiến lược, doanh nghiệp cần một bộ khung vững chắc từ Sơ đồ tổ chức, Quy trình SOP đến Hệ thống KPI.
