Sơ đồ PERT (viết tắt của Program Evaluation and Review Technique – Kỹ thuật Ước lượng và Đánh giá Chương trình) là một công cụ quản lý dự án trực quan, dùng để sắp xếp, tổ chức và điều phối các công việc bên trong một dự án.
Khác với việc gạch đầu dòng các công việc ra giấy, Sơ đồ PERT sử dụng các Nút (Nodes) và Mũi tên (Arrows) để thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc. Nó cho bạn biết chính xác: Việc B chỉ được bắt đầu khi Việc A đã hoàn thành; Việc C và Việc D có thể làm song song cùng lúc để tiết kiệm thời gian.
Tại PDCA Miền Đông, chúng tôi gọi Sơ đồ PERT là “Bản đồ luồng chảy công việc”. Khi có bản đồ này, CEO không cần phải đóng vai “người nhắc việc” mỗi ngày, hệ thống sẽ tự động vận hành theo đúng trật tự đã thiết lập.
Nếu bạn giao một dự án lớn cho cấp dưới mà không yêu cầu họ vẽ Sơ đồ PERT (hoặc ít nhất là Sơ đồ Gantt), doanh nghiệp của bạn sẽ phải trả giá bằng tiền bạc và thời gian:
Đường găng là chuỗi các công việc dài nhất trong sơ đồ PERT. Bất kỳ sự chậm trễ nào trên “Đường găng” này đều sẽ làm trễ toàn bộ dự án. Khi vẽ PERT, CEO sẽ biết chính xác mình cần dồn ngân sách, nhân sự giỏi nhất vào những công việc nào trên Đường găng để đảm bảo dự án về đích đúng hạn.
Sơ đồ PERT giúp Quản lý dự án nhìn ra những công việc không phụ thuộc vào nhau. Ví dụ: Trong lúc chờ xin giấy phép kinh doanh (Việc A), đội ngũ có thể tiến hành thiết kế logo (Việc B) và tuyển dụng nhân sự (Việc C) cùng một lúc. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian triển khai.
PERT không cho phép nhân viên đoán mò. Nó yêu cầu ước lượng thời gian dựa trên 3 kịch bản: Lạc quan nhất (O), Bi quan nhất (P), và Khả năng cao nhất (M). Công thức tính thời gian kỳ vọng (TE) của PERT là: TE = (O + 4M + P) / 6. Điều này mang lại một con số Deadline cực kỳ sát với thực tế.
Để đưa một dự án từ ý tưởng thành hiện thực, hãy yêu cầu đội ngũ của bạn thực hiện 5 bước sau:
Chia nhỏ dự án lớn thành các đầu việc nhỏ nhất có thể quản lý được. Đừng bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Lập một bảng danh sách và trả lời câu hỏi: “Công việc này cần công việc nào hoàn thành trước nó?”. Đây là bước quan trọng nhất để tạo ra luồng chảy công việc.
Sử dụng các hình tròn/chữ nhật (Node) để đại diện cho các Sự kiện (Bắt đầu/Kết thúc một giai đoạn). Sử dụng các Mũi tên để đại diện cho Công việc cần làm. Nối chúng lại với nhau theo thứ tự phụ thuộc đã xác định ở Bước 2.
Áp dụng công thức (O + 4M + P) / 6 cho từng công việc. Ghi con số thời gian dự kiến lên trên mỗi mũi tên.
Cộng tổng thời gian của các con đường đi từ điểm Bắt đầu đến điểm Kết thúc. Con đường nào có tổng thời gian dài nhất chính là Đường găng. CEO chỉ cần tập trung kiểm soát chặt chẽ các công việc nằm trên con đường này.
Sơ đồ PERT là một công cụ tuyệt vời nằm trong chữ P (Plan – Lập kế hoạch) của Chu trình PDCA. Tuy nhiên, để doanh nghiệp tự động hóa, bạn cần hoàn thiện vòng lặp:
Sơ đồ Gantt thiên về dạng biểu đồ cột nằm ngang, tập trung vào Thời gian (Khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc). Sơ đồ PERT thiên về dạng mạng lưới, tập trung vào Mối quan hệ phụ thuộc (Việc nào phải làm trước việc nào). Các dự án lớn thường dùng PERT để lập kế hoạch ban đầu, sau đó chuyển sang Gantt để theo dõi tiến độ hàng ngày.
Nếu dự án chỉ có 3-5 đầu việc và do 1 người làm, bạn không cần vẽ PERT để tránh rườm rà. Nhưng nếu dự án có sự tham gia chéo của từ 2 phòng ban trở lên, bắt buộc phải có PERT (hoặc Gantt) để phân định rõ trách nhiệm và điểm giao tiếp.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý dự án hỗ trợ tự động tạo sơ đồ PERT/Gantt như: Microsoft Project, Asana, Trello, Base Wework, Lark Suite… Tuy nhiên, phần mềm chỉ là công cụ. Tư duy phân bổ nguồn lực và xác định đường găng của người Quản lý mới là yếu tố quyết định thành bại.
Biết vẽ Sơ đồ PERT chỉ là một kỹ năng nhỏ. Để biến mọi mục tiêu, mọi dự án của công ty thành kết quả thực tế, CEO cần một hệ thống tư duy lập kế hoạch bài bản từ việc phân tích nguồn lực, đặt mục tiêu SMARTER đến xây dựng Action Plan.
Sở hữu ngay BẢN ĐỒ CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH của PDCA – Công cụ thực chiến đã giúp hàng ngàn CEO SME chấm dứt tình trạng làm việc cảm tính, đưa doanh nghiệp vào khuôn khổ kỷ luật và bứt phá doanh thu.
Đừng để bản thân mãi làm “người nhắc việc” cho nhân viên. Hãy trang bị tư duy quản trị hệ thống đồng bộ từ Chiến lược, Cấu trúc, Quy trình đến KPI.
Tham gia ngay khóa học GIẢI PHÓNG LÃNH ĐẠO tại PDCA Miền Đông để sở hữu tấm bản đồ xây dựng doanh nghiệp bài bản, thoát khỏi sự vụ và nhân bản mô hình kinh doanh thành công!
