Sơ đồ Gantt (Biểu đồ Gantt) là một công cụ quản lý dự án trực quan, được trình bày dưới dạng biểu đồ thanh ngang (bar chart). Nó giúp nhà quản lý nhìn thấy toàn bộ bức tranh của một dự án trên một trục thời gian duy nhất.
Được phát minh bởi Henry Gantt vào đầu thế kỷ 20, sơ đồ này giải quyết triệt để 3 câu hỏi cốt lõi của mọi dự án:
Tại PDCA Miền Đông, chúng tôi định nghĩa Sơ đồ Gantt chính là “Bảng điều khiển tiến độ”. Khi có Gantt, CEO chỉ cần nhìn lướt qua 5 giây là biết dự án đang chạy nhanh hay chậm, điểm nghẽn đang nằm ở bộ phận nào mà không cần phải gọi điện hỏi từng người.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang vận hành mà không có một biểu đồ tiến độ chuẩn mực, bạn chắc chắn đang phải trả giá bằng những “nỗi đau” sau:
Để biến một ý tưởng thành một Sơ đồ Gantt hoàn chỉnh, CEO hãy yêu cầu đội ngũ Quản lý cấp trung thực hiện chuẩn xác 4 bước sau:
Chia nhỏ dự án lớn thành các hạng mục công việc chi tiết. Ví dụ: Dự án Khai trương cửa hàng sẽ bao gồm: Thuê mặt bằng, Thiết kế nội thất, Tuyển dụng nhân viên, Chạy quảng cáo…
Sắp xếp thứ tự công việc. Việc nào phải làm trước? Việc nào làm sau? Việc nào có thể làm song song? (Ví dụ: Phải chốt xong Thiết kế nội thất thì mới bắt đầu Thi công).
Gắn Deadline cụ thể (Ngày bắt đầu – Ngày kết thúc) cho từng đầu việc. Đồng thời, gắn tên người chịu trách nhiệm (PIC) vào công việc đó. Đây là cơ sở để đánh giá KPI sau này.
Trục dọc của biểu đồ là danh sách công việc, trục ngang là thời gian (ngày/tuần/tháng). Các thanh ngang sẽ biểu diễn thời lượng của công việc. Hiện nay, thay vì vẽ bằng Excel hay giấy, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm quản trị (Trello, Asana, Base, Lark…) để biểu đồ Gantt tự động cập nhật tiến độ (Real-time).
Trong quản trị dự án, Gantt và PERT là hai công cụ thường bị nhầm lẫn. Dưới đây là cách phân biệt để CEO áp dụng đúng lúc, đúng chỗ:
| Tiêu chí | Sơ đồ Gantt | Sơ đồ PERT |
|---|---|---|
| Hình thức | Biểu đồ thanh ngang (Bar chart). | Sơ đồ mạng lưới (Network diagram). |
| Trọng tâm | Tập trung vào Thời gian (Khi nào làm, làm trong bao lâu). | Tập trung vào Mối quan hệ (Việc nào phụ thuộc việc nào, Đường găng là gì). |
| Giai đoạn sử dụng | Dùng trong quá trình Thực thi và Theo dõi tiến độ hàng ngày. | Dùng trong quá trình Lập kế hoạch ban đầu để ước lượng thời gian. |
| Độ phức tạp | Đơn giản, trực quan, ai nhìn cũng hiểu ngay. | Phức tạp hơn, đòi hỏi tư duy logic cao. |
👉 Lời khuyên từ PDCA: Với các dự án lớn, hãy dùng PERT để lập kế hoạch tổng thể, sau đó chuyển hóa nó thành Sơ đồ Gantt để theo dõi và đôn đốc tiến độ hàng ngày.
Sơ đồ Gantt chính là công cụ đắc lực nhất phục vụ cho chữ C (Check – Kiểm tra) trong Chu trình PDCA. Khi doanh nghiệp có Sơ đồ Gantt:
Với các doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc dự án ngắn hạn, Excel là công cụ miễn phí và dễ dùng. Tuy nhiên, khi dự án có sự thay đổi về thời gian, việc chỉnh sửa trên Excel rất thủ công và dễ sai sót. SME nên chuyển sang dùng các phần mềm quản lý công việc chuyên dụng để Gantt chart tự động cập nhật.
Nhược điểm lớn nhất của Gantt là khi dự án quá lớn (hàng trăm đầu việc), biểu đồ sẽ trở nên cồng kềnh và khó nhìn trên một màn hình. Lúc này, CEO cần yêu cầu chia nhỏ dự án thành các giai đoạn (Phases) hoặc dùng Sơ đồ mạng lưới (PERT) để bao quát tốt hơn.
Người chịu trách nhiệm chính là Quản lý dự án (Project Manager) hoặc Trưởng bộ phận. Tuy nhiên, từng cá nhân (PIC) phải có trách nhiệm báo cáo tiến độ công việc của mình hàng ngày để hệ thống được cập nhật số liệu thực tế nhất.
Biết vẽ Sơ đồ Gantt chỉ là công cụ. Để biến mọi mục tiêu, mọi dự án của công ty thành kết quả thực tế, CEO cần một hệ thống tư duy lập kế hoạch bài bản từ việc phân tích nguồn lực, đặt mục tiêu SMARTER đến xây dựng Action Plan.
Sở hữu ngay BẢN ĐỒ CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH của PDCA – Công cụ thực chiến đã giúp hàng ngàn CEO SME chấm dứt tình trạng làm việc cảm tính, đưa doanh nghiệp vào khuôn khổ kỷ luật và bứt phá doanh thu.
Đừng để bản thân mãi làm “người nhắc việc” cho nhân viên. Hãy trang bị tư duy quản trị hệ thống đồng bộ từ Chiến lược, Cấu trúc, Quy trình đến KPI.
Tham gia ngay khóa học GIẢI PHÓNG LÃNH ĐẠO tại PDCA Miền Đông để sở hữu tấm bản đồ xây dựng doanh nghiệp bài bản, thoát khỏi sự vụ và nhân bản mô hình kinh doanh thành công!
